Kali ini saya akan membahas materi tentang tata cara menangani surat masuk dan keluar di organisasi atau perusahaan.
A. Memproses Surat Masuk
Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menangani surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Untuk itu setiap pagi sekretaris mengumpulkan semua surat masuk dan segera memprosesnya. Adapun tugas sekretaris dalam menangani surat-surat masuk meliputi :
- Menyeleksi Surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan
- Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi lembar disposisi untuk ditindaklanjuti oleh pejabat lain yang disebutkan dalam disposisi
- Meneruskan surat yang telah ditandatangani pimpinan ke unit ekspedisi atau unit organisasi lain yang membuat surat itu.
Sekretaris harus dapat membedakan yang mana surat penting dan mana tidak begitu penting. Untuk surat penting, letakan di atas meja pimpinan agar mudah dilihat pimpinan. Apabila ada surat masuk tiba, hentikan sejenak kegiatan lain (kecuali jika sedang melakukan kegiatan penting/mendesak), tanganilah segera surat masuk tersebut, karena ada kemungkinan di antara surat yang baru masuk ada hal-hal penting atau mendesak lainnya. Untuk surat masuk yang tiba beberapa kali dalam sehari, sekretaris tetap harus memprosesnya dan usahakan untuk dikumpulkan dalam satu map lalu disampaikan kepada pimpinan pada saat yang tepat.
B. Tahap-Tahap Dalam Menangani Surat Masuk
Semua surat yang masuk harus melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :
- Classifying dan Sorting
- First Sorting
- Second Sorting
C. Menangani Surat Keluar
Sekretaris harus memahami betul cara menangani surat-surat ataupun paket-paket yang akan dikirim. Pada perusahaan besar, umumnya memiliki bagian atau ruangan untuk menangani surat/paket. Sekretaris harus tahu pasti jadwal harian untuk pengambilan surat-surat keluar di departemennya. Biasanya, sekali di pagi hari dan sekali di siang hari.
Dalam pembuatan surat keluar, setiap surat diberi nomor surat sesuai dengan urutan yang tercatat di dalam buku agenda surat keluar.
Tahapan proses surat keluar :
- Final Check of Materials
- Folding Lettem
- Sending Letter
Demikianlah cara atau tahapan dalam penanganan surat masuk dan keluar, semoga dapat membantu dalam kegiatan operasional pekerjaan kantor anda.