A.Unsur-Unsur Pokok Administrasi
Jika diperhatikan dari definisi-defisini para ahli, ditemukan setidak tidaknya ada lima
unsur pokok administrasi, antara lain :
A.1. Masukan (input)
A.2. Proses /fungsi-fungsi administrasi
A.3. Keluaran (output)
A.4. Sasaran
A.5. Administrasi sebagai sistem.
A.1.Masukan (input)
Yang dimaksud dengan masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang
dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan masukan ini dikenal juga
dengan perangkat administrasi ( tools of administration), antara lain :
A.1.1. Sumber (resources)
Yang dimaksud dengan sumber adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk
menghasil barang atau jasa, dapat dibedakan dalam 4 macam, yaitu :
A.1.1.1.Sumber Tenaga (labour resources)
Sumber tenaga dapat terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli
akuntansi, ahli teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain lain. Sumber tenaga lainya
adalah yang bukan ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga kasar lainnya.
A.1.1.2.Sumber Modal (capital resources)
Sumber modal dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu: “modal bergerak”, seperti uang
dan giro serta “modal tidak bergerak”, seperti bangunan, tanah, kendaran dinas, sarana dan
prasarana lainnya.
A.1.1.3.Sumber Hukum (legitimate resources)
Sumber hukum adalah aturan/ketentuan/perundang-undangan yang berlaku dalam
menjalankan kegiatan administrasi, misalnya Keputusan Presiden (Kepres), Peraturan Pemerintah
(PP), Keputusan Menteri (Kepmen).
A.1.1.4. Sumber Alamiah (natural resources)
Sumber alamiah adalah segala sumber yang dapat dimanfaatkan dari alam semesta,
misalnya energi matahari, energi angin, gas alam, air terjun dan sumber alam lainnya.
A.1.2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Adalah tata cara dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
A.1.3. Kemampuan dan Kesanggupan ( skill /capacity)
Adalah pengetahuan dan keadaan fisik, mental biologis tenaga pelaksana. Koontz dn
Donnells, membedakan masukan terdiri 4 macam, yaitu : manusia (man), modal (capital),
manajerial dan teknologi.
Pembagian lainnya yang banyak dikenal masyarakat adalah 4 M, yaitu : manusia (man),
uang (money), material dan metode (method), sumber ini untuk organisasi yang tidak mencari
keuntungan. Untuk yang profit dikenal dengan 6 M yaitu : manusia (man), uang (money), material
dan metode (method), pasar (market) dan mesin (machinery)
B.Proses/Fungsi-fungsi Administrasi
Yang dimaksud dengan proses dalam administrasi adalah langkah-langkah yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Proses dalam administrasi dikenal dengan
sebutan fungsi administrasi . Pada umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung jawab
pimpinan (pejabat manajemen). Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli
adalah :
B.1. Freeman, Membedakan 6 fungsi administrasi yaitu : perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), koordinasi
(coordinating);
B.2. George R. Teryy, membedakan 4 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan pengawasan (controlling;
B.3. Henry Fayol, membedakan 5 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), perintah (commanding), koordinasi (coordinating) dan
pengawasan (controlling).
Pada saat ini dengan semakin berkembangnya ilmu administrasi, untuk memudahkan
pelaksanaannya, fungsi-fungsi administrasi disederhanakan menjadi 4, yaitu :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan ( implementing)
4. Penilaian (evaluation)
C.Keluaran (Out Put)
Yang dimaksud dengan keluaran (out put) adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi.
Bila ditinjau dari pengertiannya, keluaran yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
C.1. Pengertian sempit ( kegiatan perkantoran )
Keluaran yang dihasilkan adalah, catatan surat masuk dan keluar, kumpulan surat masuk
dan keluar, daftar nama pegawai, daftar inventaris barang, daftar gaji pegawai, dan lain-lain.
C.2. Pengertian luas, terdiri dari :
C.2.1 Hasil dari proses
Keluaran yang dihasilkan adalah pengembangan organisasi, kegiatan organisasi,
pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, tugas-tugas/personil kepanitian, dan lainlain.
C.2.2 Hasil dari fungsi/tugas
Keluaran yang dihasilkan adalah kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil
pengorganisasian
C.2.3. Kelembagaan
Keluaran yang dihasilkan adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system, pelayanan umum
(in servise dan public service)
Untuk sektor pemerintahan adalah pelayanan publik, untuk sektor perusahaan/swasta
adalah jasa dan produksi
D.Sasaran
Yang dimaksud dengan sasaran adalah adalah tujuan keluaran yang dihasilkan antara
lain instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.
E.Administrasi sebagai system
Unsur pokok administrasi yang terakhir adalah administrasi sebagai system yaitu semua
tata aturan yang berlaku untuk menjalankan tugas-tugas/fungsi-fungsi administrasi dibuat secara
sistematis, dalam rangka efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
Bila menyebut perkataan system, maka penegertian siatem ada banyak ragamnya dan
yang dipandang cukup penting,antara lain :
E.1. Sistem sebagai gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu
proses, berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah
ditetapkan;
E.2. Sistem adalah struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan
yang bekerja sebagai satu unit organik;
E.3. Sistem adalah satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang saling
terkait dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jika diperhatikan dari pengertian di atas maka pengertian system secara umum dapat di
bedakan menjadi 2 bagian, yaitu :
F.Sistem Administrasi sebagai suatu wujud (entity)
Maksudnya adalah membentuk suatu wujud dengan ciri-ciri dapat didiskripsikan dengan
jelas.
F.1. Wujud yang konkrit
Artinya sistem dapat di tangkap oleh pancaindera, misalnya Undang-undang, Peraturan-
Peraturan, Keputusan-keputusan , Petunjuk-petunjuk tertulis.
F.2. Wujud yang abstrak
Artinya sistem tidak dapat ditangkap oleh pancaindera, misalnya kibijakan dan
kebijaksanaan, birokrasi, hak prerogative pimpinan.
F.3. Sistem Administrasi sebagai suatu metode (method)
Artinya bagian-bagian yang terhimpun dalam sistem tersebut membentuk suatu
metode/rumusan/pedoman yang dapat dipakai sebagai alat dalam melakukan tugas administrasi,
misalnya system penerimaan pegawai yang bagian-bagiannya terdiri dari berbagai peraturan.