Istilah atau kata Administrasi dan kata Manajemen sudah sangat populer di kalangan
masyarakat, mereka sudah menjalankan administrasi dan manajemen. Yang dimaksud adalah
masyarakat yang telah dan sedang menjalankan praktek kerja. Sedangkan taruna atau peserta
didik lainnya belum menyadari atau memahami apakah mereka sudah menjalankan administrasi
atau manajemen.
Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah administrai dan
manajemen, misalnya pada kantor kelurahan dikenal dengan istilah “biaya administrasi” untuk
pembuatan surat-surat (KTP,Kartu Keluarga dan Surat Keterangan lainnnya), Pada tingkat tingkat
yang lebih tinggi kadang sering terdengar istilah “ Wah!,...kantor itu payah,…manajemennya tidak
beres?..”. Apa makna manajemen disini?, tentunya yang dimaksud adalah pengaturan/pengurusan
oleh orang-orang yang memegang jabatan manajemen di kantor tersebut.
Dengan pembelajaran ilmu administarsi dan manajemen dimaksudkan agar para pelaku
administrasi dan manajenem dapat mengatur di dalam organisasinya dan melaksanakan
pelayanan yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen yang
benar. Dengan sistematika administrasi yang baik, pelaksanaan tugas-tugas administrasi dapat
lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen yang baik, fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja
sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional.
Bagaimana hubungan antara administrasi dan manajemen ?
Untuk menjawab pertanyaan di atas marilah kita tinjau secara ringkas dari studi kasus di atas.
Kegiatan administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Kerja dapat terselenggara bila ada yang orang-orang yang menyelenggarakannya.
Masalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi
masalah manajemen. Intisari dari pengertian manajemen adalah suatu proses/usaha dari orangorang
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi jelas sekarang bahwa antara admistrasi dan manajemen mempunyai hubungan yang
sedemikan rupa, administrasi adalah penyelenggaraan kerja sedangkan manajemen adalah orangorang
yang menyelenggarakan kerja tersebut.
B.Tinjauan Historis Secara Singkat
Bukti-bukti sejarah menunjukkan dengan jelas bahwa pada masa prasejarah administrasi
dan manajemen sudah berkembang dengan baik. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan
manajemen masih sangat sederhana, misalnya :
B.1.Masa Mesir Kuno :
Analisa dari peninggalan-peninggalan sejarah Mesir Kuno membuktikan bahwa aspekaspek
administrasi sudah ada pada bidang pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan dan
pertanian/irigasi. Hanya saja proses administrasi dijalankan bukan untuk kepentingan rakyat, tapi
untuk kepentingan kaum penguasa dan keluarganya.
B.2.Masa Tiongkok Kuno :
Tokoh utama dan pertama pada masa Tingkok Kuno adalah Konfusius. Konfusius
terkenal tidak hanya sebagai ahli filsafat dan rokhaniawan yang agung tetapi dikenal pula sebagai
negarawan dan administrator. Pada masa itu Konfusius telah menyusun tentang Ketentuanketentuan
Administrasi Negara ( Rules of Public Administration) yang merupakan “kode etik” bagi
pejabat pemerintahan.
Tokoh kedua adalah Chow. Chow pernah menjabat sebagai perdana menteri dan
menciptakan “Undang-undang Dasar Chow” (The Constitution of Chow). UUD Chow merupakan
syarat-syarat yang cukup berat (dipandang kaca mata modern) yang harus dipenuhi oleh setuiap
pegawai pemerintah, antara lain : Kejujuran, Kecakapan, Pengabdian pda masyarakat,
Pengetahuan tentang kondisi Negara, giat dan produktif.
B.3.Gereja Katholik Roma:
Gereja Katholik Roma telah memberikan sumbangan yang besar dalam perkembangan
administrasi dan manajemen. Tidak hanya pesatnya ajaran ajarannya yang suci, tetapi yang paling
menonjol adalah rapinya organisasi kegerejaan di Roma. Pada masa ini dikenal pula bahwa
administrasi dan manajemen sebagai “seni” yaitu “sistematika struktur organisasi”.
B.4.Masa Revolusi Industri I di Inggris
Pada masa revolusi industri I di Inggris dipercepat dengan telah ditemukannya mesin
uap oleh James Watt. Pada masa iru telah terjadi perubahan yang radikal yaitu dari “ job
centered” berubah menjadi “human centered” yang artinya dari orientasi terhadap pekerjaan
berubah ke orientasi “ efisiensi dan efektifitas “
B.5.Perkembangan Ilmu Administrasi dan Manajemen di Indonesia
Pentingnya ilmu administrasi dan manajemen di Indonesia baru disadari sejak
Kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus 1945. Pengembangan Ilmu Administrasi dan Manajemen di
Indonesia dimulai dengan pegiriman mahasiswa-mahasiswa untuk belajar ke luar negeri ( Eropah
dan Amerika) tahun 1955 serta mendatangkan ahli-ahli (expert) dalam bidang administrasi dan
manajemen untuk memberikan kuliah pada perguruan tinggi di Indonesia.
Mata kuliah Administrasi Negara (Public Administration) mula-mula diberikan pada
Akademi Pemerintahan Dalam Negeri di Malang tahun 1956, kemudian Fakultas Ilmu Sosial
Politik, jurusan Usaha Negara pada Universitas Gajah Mada di Yogjakarta tahun 1957 dengan
dosen pembimbing dari Amerika Serikat.
Untuk keperluan penyempurnaan dan penertiban administrasi negara di Indonesia pada
tanggal 5 Mei 1957 didirikan Lembaga Administrasi Negara (LAN) sebagai Lembaga Non
Departemen, bertugas membantu presiden di bidang administrasi Negara, di samping tugasnya
sebagai lembaga pengembangan dan memajukan administrasi Negara di Indonesia.
Kesadaran untuk mempelajari administrasi dan manajemen telah berkembang dengan
pesat baik untuk pekerjaan pemerintah serta usaha niaga dan swasta. Hal ini dapat dilihat dengan
banyaknya akademi atau sekolah tinggi yang mempunyai disiplin ilmu di bidang/jurusan adminitrasi
dan manajemen.
Tuntutan Administrasi dan manajemen sudah memasuki ke seluruh aspek kehidupan
dan menjadi objek dan subjek pembangunan. Dengan demikian untuk menunjang pembangunan
nasional tidak hanya diperlukan modal dan expert di bidang ekonomi dan teknologi, namun perlu
ditunjang dengan expert di bidang administrasi dan manajemen.
Oleh karena itu menjadi kewajiban kita sebagai aparatur (generasi muda aparatur) untuk
mendalami dan memahami pengetahuan adminsitrasi dan manajemen serta mengaplikasikannya
dalam pelaksanaan tugas aparatur di bidang tugas masing-masing untuk memajukan
pembangunan nasional.
C.Asal Usul Istilah Administrasi
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala
kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor)
Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad =
pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan.
Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi
mempunyai pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer,
pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya )
D.Pengertian Administrasi
Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal
usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha
kantor” dan “ melayani”
Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan
administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi dalam pengertian sempit
2. Administrasi dalam pengertian luas
D.1.Administrasi Dalam Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
D.2.Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
D.2.1. Proses
D.2.2. Fungsi atau Tugas
D.2.3. Kepranataan/Institusi
D.2.1.Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari
proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
Sebagai contoh : Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang
tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?, apakah
menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah
penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
D.2.2.Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas)
yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang
jabatan dalam manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :
D.2.2.1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
D.2.2.2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
D.2.2.3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
D.2.2.4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
D.2.3.Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada
orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan
lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan
lain sebagainya.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian
:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai
tujuan”
E.Beberapa Definisi Administrasi
Pada saat ini administrasi telah berkembang menjadi cabang ilmu pengetahuan tersendiri
yang sejajar dengan ilmu pengetahuan sosial lainnya. Definisi administrasi terus berkembang
seiring dengan berkembangannya ilmu pengetahuan dan teknologi.
Definisi-definisi dapat dibedakan menurut para penulis Indonesia maupun penulis asing, sebagai berikut :
E.1. Definisi Menurut Penulis Indonesia
E.1.1. The Ling Gie
Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”
E.1.2. Sutarto
Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan
dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”
E.1.3. Sondang P Siagian
Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan”
E.2. Definisi Menurut Penulis Asing
E.2.1. Leonard D. White
Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White
mendefinisikan : “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua
kelompok Negara (swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil)”.
E.2.2. William H. Newman
Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama”.
E.2.3. Dwight Waldo
Dwight Waldo mendefiniskan : “Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif
yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi”.’
E.2.4. H.A. Simon, cs
Dalam bukunya “ Public Administration”, administrasi didefinisikan sebagai “kegiatan sekelompok
orang yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama”.
E.2.5. George R. Terry
“Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mempergunakan orang lain”.
E.2.6. Robert D. Calkins
“Administrasi adalah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
F. Kesimpulan
Dari definisi-difinisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi mengandung
unsur-unsur :
F.1. Adanya orang-orang
F2. Adanya pedoman/petunjuk
F.3. Adanya kegiatan-kegiatan
F.4. Adanya kerjasama
F.5. Adanya rasionalitas
F.6. Adanya tujuan yang hendak dicapai