Subject Filing System

Berikut adalah materi tentang Subject Filing System untuk pelajaran kearsipan.

Pengertian Subject Filing System (Sistem Subyek/ Pokok Masalah) :

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

Prosedur Peminjaman :

Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pastikan kode arsip yang akan dipinjam
   (tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
2. Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
3. Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
4. Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh :  Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

SARANA PENYIMPANAN

1.      Filing cabinet;  jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks

PROSEDUR PENANGANAN :

1.      Penyortiran Surat

-          Meneliti asal sumber surat

-          Meneliti cara pengiriman surat

2.      Pembukaan Sampul (amplop)

3.      Pengeluaran surat dari dalam sampul

4.      Penelitian surat

5.      Pembacaan surat

6.      Penyampaian surat (intern)

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI :

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. lihat kode penyimpanan kartu indeks
3. berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

SARANA PENCATATAN

-          Kartu kendali

-          Buku agenda

-          Buku pembantu agenda

Demikian materi tentang Subject Filing System, semoga bermanfaat.