Berikut adalah contoh makalah fungsi perencanaan dalam manajemen.
MAKALAH FUNGSI
PERENCANAAN
 |
Nama : Sucipto
Kelas : OM 10
D
LP3I TASIKMALAYA
Jln Ir. H. Juanda No
106 Km 02, Kota Tasikmalaya 46151
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah puji dan syukur atas ke
hadirat Allah Swt yang telah memberikan karunianya kepada kami sehingga dapat
menyelesaikan makalah ini tepat waktu dan makalah ini yang berjudul : Fungsi
Perencanaan.
Adapun tujuan kami membuat makalah
ini yaitu untuk memenuhi tugas mata kuliah Prinsip Manajemen. Semoga makalah
ini yang disusun oleh kami dapat bermanfaat dan berguna bagi pembaca.
Demikian makalah ini dibuat kami
menyadari di dalam penyusunan dan pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan
dan maka dari pada itu kritik dan saran sangat kami harapkan untuk mencapai
kesempurnaan makalah ini agar lebih baik lagi, dan atas kritik dan saran
kami ucapkan terima kasih.
Tasikmalaya, 22 Juli 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR
DAFTAR
ISI
BAB
I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang...........................................................................................................
B.
Rumusan masalah.......................................................................................................
C.
Tujuan.........................................................................................................................
BAB
II PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan..............................................................................................
B.
Proses Perencanaan.....................................................................................................
C.
Alasan Perlunya Perencanaan.....................................................................................
D.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain.............................................................
E.
Macam-Macam Perencanaan......................................................................................
F.
Hambatan dalam Penetapan dan Tujuan dan Perencanaan........................................
G.
Mengatasi Hambatan..................................................................................................
BAB
III PENUTUP
A.
Kesimpulan.................................................................................................................
B.
Saran...........................................................................................................................
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan
suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan
produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru,
maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran
yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Pokok
pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses
perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai
jenis.
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas
dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:
- Apa pengertian perencanaan ?
- Apa saja macam-macam perencanaan ?
- Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan
bagaimana cara mengatasinya ?
C.
Tujuan
Sesuai dengan masalah yang dihadapi
maka makalah ini bertujuan untuk :
1.
Mengetahui
pengertian perencanaan.
2.
Mengetahui
macam-macam perencanaan.
3.
Mengetahui
apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan
Perencanaan secara garis besar
diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
di mana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya”.Rencana dapat berupa rencana informal atau
secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan
merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka
waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi,
artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana
formal dibuat untuk menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
“Suatu perencanaan adalah suatu
aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari
suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin di
capai”.
Berdasarkan definisi tersebut,
perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut:
1.
Perencanaan
tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.
2.
Terdapat
suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan
di masa yang akan datang dan akan di ambil oleh perencanaan.
3.
Masa yang
akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan
unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.
B. Proses
Perencanaan
Sebelum para manajer dapat
mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus
membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada
tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan,
bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
“Perencanaan sebagai suatu proses
adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan, dalam
perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk
mencapai hasil tertentu yang diinginkan”.
Terdapat pula beberapa variasi dalam
tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi
dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan
berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang
daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun
perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti
peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999)
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :
1. Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan
keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasikan
segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
C.
Alasan Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan
adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan
pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan
pengambilan Keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi
harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak
hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
1.
Untuk
mencapai “protectivebenefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan Keputusan.
2.
Untuk
mencapai “positivebenefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
1. Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
3. Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat.
4. Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi.
5. Memudahkan
dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
6. Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
7. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti.
8. Menghemat
waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan adalah :
1.
Pekerjaan
yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2.
Perencanaan
cenderung menunda kegiatan.
3.
Perencanaan
mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4.
Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat
masalah tersebut terjadi.
5.
Ada beberapa
rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
D. Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah fungsi yang paling
dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta
kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan saling tergantung dan
berinteraksi.
Pengorganisasian (organizing)
adalah perencanaan untuk menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana
mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas
paling tinggi.
Pengarahan (directing) adalah
perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya
yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.
Pengawasan (controlling)
adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
E.
Macam-Macam Perencanaan
Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen
dibagi menjadi 2 yaitu :
1.
Perencanaan organisasi
Perencanaan ini terdiri dari:
a.
Perencanaan
strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan
untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana
umum yang mendasari Keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan
langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
b. Perencanaan
taktis
Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis,
dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis.
c.
Perencanaan
operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan
rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional.
2. Perencanaan
kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah
perencanaan kontinjensi (contingencyplanning) yaitu penentuan serangkaian
tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga terganggu
atau dianggap tidak sesuai lagi.
F.
Hambatandalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan
1.
Tujuan yang
Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat jika tujuan itu menempatkan
terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kualitatif dari
keberhasilan.
2.
Sistem
Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang
tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.
3.
Lingkungan
yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan
hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang
cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan
kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan
ancaman di masa mendatang.
4.
Keengganan
untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah
tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab
mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut
akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas,
dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai
tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar
berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari
usaha perencanaan organisasi.
5.
Penolakan
terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan
adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan
perubahan sesuatu dalam organisasi.
6.
Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang
dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.
G.
Mengatasi Hambatan
1.
Pemahaman
Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan
tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya
juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan
dan pembuatan rencana. Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak
selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari
waktu ke waktu.
2.
Komunikasi
dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan
dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam
organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu
landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana
harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang
hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan atau dan
karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana/keterlibatan mereka sangat
penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya
mereka bantu, bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau
menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi
seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
3.
Konsistensi/revisi/dan
pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal
maupun secara vertikal. Konsistensi horizontal berarti bahwa tujuan
seharusnya konsisten di seluruh organisasi atau dari satu departemen ke departemen
lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya
konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan strategis,
taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan
merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan
diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan
memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
4.
Sistem
Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik
karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil
mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar
pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam
mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari
suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang
berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih
mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya pada intuisi (dugaan).
Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam
perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi.
Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis
dan operasional.
Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan
dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat,
sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
2. Saran
Sebaiknya dalam mengambil Keputusan dan tindakan dalam
berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa
perencanaan. Dalam sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang
baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA